Daytona Homes ahorra 480K anuales con formularios digitales en sus operaciones

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EL RETO

Daytona Homes es un negocio familiar que construye casas residenciales en Alberta, Saskatchewan y Manitoba, en comunidades completamente nuevas.
La compañía ofrece reuniones de orientación domiciliaria, donde los superintendentes de Daytona visitan la casa con los clientes y les enseñan a los nuevos dueños sobre cómo cuidar su nueva compra. Este proceso cubre una gran cantidad de información y muchos formularios.
Antes de usar formularios digitales, los empleados de Daytona Homes solían llevar cajas de plástico grandes que contenían toda la documentación de cada nuevo hogar. Cada caja grande contenía alrededor de 8 proyectos, por lo que los empleados debían guardar 3 o 4 cajas en sus autos para los 40 trabajos que comúnmente tenían en marcha en cualquier momento.
De vuelta a la oficina principal, las instalaciones de almacenamiento estaban llenas de cajas que contenían todo el papeleo. No solo se estaban quedando sin espacio, sino que no existía una manera fácil de poder revisar la información que se encontraba en todos esos archivos.

LA SOLUCIÓN

Después de implementar una solución de formularios digitales, los empleados de Daytona Homes pueden acceder a toda la información previamente almacenadas en las cajas de plástico (archivos de clientes, contratos, garantías y otra documentación) en un iPad.
El equipo de TI de Daytona Homes aprovecha las capacidades de lógica condicional de los formularios digitales para crear formularios inteligentes, adaptables y dinámicos que guían tanto a los empleados como a los clientes a través de los formularios a medida que los completan.
Al seleccionar un cierto tipo de hogar en la parte superior de un formulario, se ocultan automáticamente todas las secciones y preguntas que no son necesarias y sólo se muestran las secciones y preguntas del formulario requeridas. No es necesario hojear un formulario de papel de 50 páginas para encontrar la única página relevante, el formulario lo hace automáticamente. Al ingresar un número de proyecto, se llenan automáticamente todos los detalles de contacto relevantes, direcciones, números de teléfono y más, lo que permite ahorrar tiempo en el campo y mejorar la calidad de datos.
Y por supuesto, la firma final en el nuevo hogar también se realiza en un iPad.

LOS BENEFICIOS

“Integrar formularios digitales con los datos que ya tenemos de nuestra aplicación interna, nos ha permitido crear formularios más precisos y que consumen menos tiempo para nuestro personal de campo. En el momento que el personal de campo entra y saca el formulario, responden de 1 a 3 preguntas y se completan automáticamente de 20 a 30 preguntas que tendrían que haber llenado anteriormente de manera manual”, dijo Chad Anderson, Programador Analista de IT.

“Cuando presiono el botón de enviar el formulario de orientación, envía automáticamente una copia al archivo del hogar correspondiente, así como una copia a los compradores, el asesor de ventas, el técnico de campo, y el coordinador de garantía. También produce una formulario de visita de confirmación para mi próxima reunión”, dijo Eric Rivait, Superintendente del sitio.

“Cuando los formularios se envían desde el campo, se guardan automáticamente como un archivo PDF en el archivo del hogar correspondiente bajo la división específica y el número de trabajo, lo que facilita el seguimiento del proceso y la visualización de notas, fotos y todo lo demás”, dijo Beatrice Jeannotte, Coordinadora de Procesos.

Fuente: Prontoforms