OBJETIVOS
Reducir los procesos manuales
Reforzar los procesos de recopilación de datos
RESULTADOS
Más de 200 horas por semana ahorradas en el ingreso de datos
Recopilación y envío de datos en campo más rápidos
Mejora de la moral de los empleados
EL RETO
Con presencia en más de 40 países, Rentokil es una empresa mundial de control de plagas de larga trayectoria. La compañía buscaba mejorar sus operaciones en América del Norte. Parte de lo que hace que Rentokil sea una de la empresas más exitosas en su industria, es su dedicación para llevar a cabo un amplio programa de control de calidad.
“Tenemos un excelente programa de control de calidad que evalúa el trabajo de nuestro equipo, pero el lado de la administración simplemente no pudo mantener el ritmo. Buscamos construir una solución internamente, pero ese es un proceso difícil y extremadamente lento”, explica Paul Kamzelski, Director de Servicio al Cliente en Norte América de Rentokil.
Los proveedores externos de Rentokil y los miembros senior de la compañía, inspeccionan regularmente el trabajo en cuentas clave, realizando auditorías exhaustivas. Estas auditorías requieren una captación de datos detallada, entre otros requisitos.
Esta información de auditoría, originalmente recopilada en formularios de papel, luego tuvo que ser ingresada manualmente en el sistema interno de la empresa por medio del personal administrativo.
LA SOLUCIÓN
Lo que comenzó como una simple intriga con un comercial de televisión, se convirtió en un rediseño completo del proceso comercial. Las inquietudes que tenía Kamselski sobre los procesos de la empresa, fueron respondidas cuando se encontró con un comercial de televisión en donde se presentaba el uso de Prontoforms, una aplicación empresarial líder. Estaba intrigado e inmediatamente preguntó por la solución de formularios digitales.
Prontoforms es una solución de formularios digitales sin papel y personalizable para teléfonos inteligentes y tabletas, la cual facilita el registro de datos (incluidos datos de multimedia ricos en información) en el campo, lo que permite su trasferencia a cualquier sistema administrativo en tiempo real.
Para empezar, Kamselski y su equipo de Rentokil instalaron Prontoforms en 18 dispositivos, desde Blackberries y iPhones, hasta los dispositivos de Samsung. La interfaz fácil de usar, significó una curva de aprendizaje rápida para los trabajadores en el campo, incluso para sus empleados menos expertos en tecnología.
“La versatilidad de Protoforms era otra gran característica para nosotros. Ya teníamos varios dispositivos, por lo que el hecho de que Prontoforms funciona efectivamente en todos ellos, realmente nos ayudó a integrar la aplicación en nuestros procesos de trabajo”.
LOS BENEFICIOS
Hoy, Rentokil ha implementado el uso de formularios digitales a aproximadamente 400 usuarios de campo.
“Nuestro equipo realmente se ha empeñado en utilizar Prontoforms. Si consideramos que cada uno de nuestros más de 100 gerentes de operaciones, tenia que pasar horas a la semana ingresando información de auditorías a partir de formularios de papel, no fue difícil lograr que compraran la idea de usar los formularios digitales. De hecho, la moral también ha mejorado desde Prontoforms, llevando a los trabajadores a estar aún más dispuestos a seguir adelante y realizar más auditorías”.
Con los planes futuros de implementar Prontoforms para fines de recopilación de datos adicionales, Rentokil no podría estar más feliz con la poderosa solución móvil para su negocio.
“Prontoforms ha quitado el énfasis de las preocupaciones respecto a la administración de la empresa, y lo ha devuelto a su lugar, preocuparnos por el Control de Calidad de nuestro servicio”.
Fuente: Prontoforms
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